Pöytäkirjojen nähtävilläolo, osa 2

Kysyin vuoden 2017 maaliskuussa kaupugin eri luottamuselinten pöytäkirjojen nähtävilläolosta, joka Naantalissa on huomattavasti lyhyempi kuin esim. Turussa, Raisiossa ja Jyväskylässä.

Asiasta tehtiin myös valtuustoaloite: "Kuntalaki ei rajoita nähtävilläoloaikaa, eikä Kuntaliiton suosituskaan kosketa kuin henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Raisiossa pöytäkirjat ovat nähtävillä koko valtuustokauden ajalta ja Turussa esimerkiksi kaupunginhallituksen osalta peräti vuodesta 1995 alkaen. Tässäkin asiassa on tahdosta kiinni, halutaanko avoimuutta edistää vai piiloudutaanko arkistointikäytäntöjen taakse. Edes teknisillä asioilla edellä mainittua ei voi selittää valkoiseksi, koska Raisio käyttää täsmälleen samaa järjestelmää."

Aloitteen johdosta päätettiin tehdä ohjelmistopäivitys, jonka piti mahdollistaa pöytäkirjojen pidempi nähtävilläolo. Milloin tämä ohjelmistopäivitys on tehty tai tehdään?

Monia, etenkin isompia ja vaikutuksiltaan kauaskantoisempia päätöksiä valmistellaan kauan, jopa useita vuosia. Niitä käsitellään useissa eri toimielimissä. Päätöksentekoketjua on erittäin vaikea seurata mikäli pöytäkirjojen nähtävilläolo on hyvin rajoitettua.

Kristiina Sunell, Naantali
Varavaltuutettu

Kristiina Sunell 22.2.2018

Vastaus

Alla vastaus esittämäänne kysymykseen:


Uusi kuntalaki edellyttää, että toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muita johdu.  Pöytäkirjojen ja esityslistojen osalta on kuitenkin huolehdittava, että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Pöytäkirjoissa ja esityslistoissa tuleekin näin ollen julkaista vain tiedoksisaannin kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Lain mukaan kunnan on poistettava henkilötiedot yleisestä tietoverkosta oikaisuvaatimus- ja valitusajan loputtua.


Tietoverkossa julkaistavat asiat ovat alttiita erilaisille tietoturvariskeille. Esimerkiksi yksityishenkilöiden henkilötietoja ei saa lähtökohtaisesti julkaista yleisessä tietoverkossa. Tietojen julkaisemiseen on oltava lain mukainen peruste, kuten suostumus. Verkkoon laitetut henkilötiedot leviävät ympäri maailmaa ja niitä voidaan käyttää mihin tahansa tarkoitukseen. Tietojen poistaminen internetistä voi olla mahdotonta. 


Naantalin kaupungin pöytäkirjojen nähtävänäpitoa yleisessä tietoverkossa ei viime vuosina ole muutettu.
Kuntalain julkisuusvaatimuksen ja toisaalta yksityisyyden suojan välisestä ristiriidasta johtuen kaupungissa noudatetaan edelleen Kuntaliiton suositusta siitä, että yleisessä tietoverkossa nähtävänä pidetään kahden vuoden kokouspöytäkirjat. Kuntaliitto on suosituksessaan todennut, että yleinen tietoverkko ei ole sähköinen arkisto.


Kaupungin aikaisempi asianhallintaohjelmiston versio (Dynasty for SQL 6.25.2015), ei tietosuojan mukaiseen henkilötietojen poistamiseen taipunut. Näin ollen ohjelmistoon tuli syksyllä hankittavaksi uusi versio (Dynasty 6.4), joka mahdollistaa henkilötietojen ”mustaamisen” ja poistamisen verkossa julkaistavista versiosta. Uusi ohjelmistoversio on otettu käyttöön vuodenvaihteessa ja näin ollen jatkossa uudet pöytäkirjat voidaan julkaista yleisessä tietoverkossa aikaisempaa pideämmän ajan, koska niiden osalta voidaan huolehtia siitä, että niissä ei jatkossa ole tarpeettomia henkilötietoja. Uusi ohjelmistoversio (Dynasty 6.4) mahdollistaa 1.6.2017 jälkeen julkaistujen pöytäkirjojen nähtävilläpidon maksimissaan neljän vuoden ajan.


Aikaisempien pöytäkirjojen julkaiseminen vaatii operaattorilta muutoksia asiahallinnan ohjelmaan. Niitä ei kyetä julkaisemaan ”automatiikalla”, vaan työ vaatii manuaalityötä jokaisen pöytäkirjan ja myös asioihin liitettyjen liiteasiakirjojen osalta. Vanhojen pöytäkirjojen ja liitteiden osalta tulisi huolehtia niin ikään henkilötietojen ”mustaamisesta”.


Raision kaupungilla on käytössään ohjelmistoperheen eri versio (Dynasty 360).


Ystävällisin terveisin


Riitta Luotio
hallintojohtaja
Naantalin kaupunki
puh. 044 7334 671

Vastattu 26.2.2018
26.2.2018


NAANTALIN KAUPUNKI

Yhteystiedot

Postiosoite: PL 43, 21101 Naantali

Käyntiosoite: Käsityöläiskatu 2

p. (vaihde) +358 2 4345 111

kirjaamo@naantali.fi

etunimi.sukunimi@naantali.fi

© Naantalin kaupunki

Olet antamassa palautetta sivusta "Pöytäkirjojen nähtävilläolo, osa 2".





Anna yhteystietosi, mikäli haluat saada vastauksen palautteeseesi.

Saat oman palautteesi tiedoksi myös omaan sähköpostiisi.

Syötä luku viisi numerona.